Pengertian Administrasi Unsur Ciri Jenis Dan Tujuannya

Pengertian Administrasi – Tentu saja kita sering mendengar kata administrasi dalam kehidupan sehari-hari. Seperti yang kita ketahui, administrasi sering terkait dengan korespondensi, catatan, dll.

Oleh karena itu, setiap agen, lembaga dan perusahaan memiliki sistem manajemen. Kegiatan-kegiatan ini biasanya dilakukan oleh para ahli atau sering disebut sebagai staf administrasi atau administrator.

Administrasi adalah bentuk bisnis dan kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kebijakan untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu administrasi memainkan peran yang sangat penting dalam semua kegiatan suatu organisasi.

Selain itu, istilah administrasi dapat diartikan secara sempit sebagai bentuk kegiatan yang mencakup catatan, korespondensi, akuntansi sederhana, pengetikan, dan kegiatan administrasi teknis lainnya.

Sementara pemahaman yang luas tentang administrasi mencakup semua proses kolaboratif antara dua orang atau lebih yang bertujuan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan fasilitas dan infrastruktur tertentu secara efisien dan efektif.

Berikut ini adalah pengertian administrasi menurut beberapa para ahli:

1. Munawardi Reksohadiprowiro
Administrasi menurut Munawardi Reksohadiprowiro adalah perjanjian yang teratur dan sistematis. Selain itu, upaya dilakukan untuk menentukan fakta dan ditulis untuk memberikan tinjauan komprehensif dan hubungan antara fakta.

2. Edwin Robinson dan Willam Leffingwell
Administrasi menurut Edwin Robinson dan Willam Leffingwell adalah bagian dari ilmu manajemen yang masih berhubungan dengan melakukan aktivitas kantor di mana pun dan kapan pun pekerjaan dilakukan.

3. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo
Administrasi menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo adalah usaha dan proses kerja yang ada di setiap perusahaan, baik itu perusahaan negara atau swasta, militer atau sipil, besar maupun kecil.

4. Ulbert
Administrasi menurut Ulbert yaitu persiapan eksternal dan internal yang sistematis dan pencatatan data atau informasi yang bertujuan menyajikan informasi secara keseluruhan atau sebagian dan lebih mudah untuk dipulihkan.

5. Arifin Abdulrachman
Administrasi menurut Arifin Abdulrachman adalah administrasi perusahaan di mana kegiatannya berupa menerima surat, menyalin, menyimpan dokumen atau surat, mencatat kegiatan dalam buku, korespondensi, dll yang berhubungan dengan dokumen.

Unsur-unsur Administrasi
Ada delapan unsur-unsur administrasi, yaitu:

1. Menejemen
Manajemen merupakan bagian dari unsur administrasi, karena lembaga- lembaga atau perusahaan tidak dapat bekerja dengan baik dan optimal tanpa perencanaan dan regulasi yang jelas.

2. Personalia
Personalia atau individu merupakan unsur yang sangat penting dalam administrasi. Bukan hanya individu, tetapi juga keterampilan yang dimiliki seseorang dalam melakukan kegiatan administrasi.

3. Keuangan
Manajemen mencakup pembiayaan bisnis seperti penjualan, pembelian, kontrak, atau leasing, termasuk sumber keuangan.

4. Hubungan masyarakat
Tentu saja ada unsur hubungan masyarakat dalam administrasi yang membangun hubungan baik dengan konsumen atau pelanggan untuk menciptakan harmoni. Selain itu, informasi harus disampaikan kepada konsumen harus jelas dan tepat.

5. Pembekalan
Dalam beberapa kasus, manajemen menyertakan pengiriman yang terkait dengan pemilihan barang untuk digunakan atau tidak untuk digunakan. Kemudian unsur-unsur ini dikesampingkan dan dikelompokkan berdasarkan fungsi.

6. Informasi
Informasi ini sangat penting dalam suatu administrasi. Banyak masalah administrasi seperti data, surat masuk dan keluar, dll., Nantinya dapat menjadi sumber informasi bagi lembaga atau instansi yang dapat dianalisis dan digunakan sebagai dasar untuk pembuatan kebijakan.

7. Komunikasi
Satu hal yang berkaitan dengan pencatatan, akuntansi, layanan, dll tentu membutuhkan komunikasi yang baik. Tujuannya adalah untuk mengklarifikasi dan mencari tahu informasi yang beredar. Komunikasi ini harus terjalin dengan baik antara unsur-unsur administrasi lainnya seperti pelanggan, manajemen dan administrator.

8. Organisasi
Dalam suatu administrasi terdapat organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Organisasi ini sangat penting untuk secara jelas membagi pekerjaan untuk setiap elemen di institusi dan di perusahaan.

Ciri-ciri Administrasi
Berikut adalah ciri-ciri dari administrasi:

1. Ada sekelompok orang yang melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan yang sama. Oleh karena itu tidak mungkin hanya satu atau dua orang untuk bekerja dalam sistem administrasi.
2. Keberadaan perusahaan dan prosesnya berdasarkan aturan yang telah disepakati bersama.
3. Ada instruksi, bimbingan, dan pengawasan dalam melakukan setiap kegiatan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia.
4. Ada sistem yang telah diatur oleh pihak-pihak terkait.
5. Kolaborasi antara karyawan atau dunia luar dilakukan secara intensif atau tidak. Tujuannya adalah untuk bertukar informasi dan saling membantu.

Jenis-jenis Administrasi
Jenis administrasi ada lima, yaitu:

1. Administrasi Niaga
Administrasi niaga atau bisnis adalah kolaborasi antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang disepakati untuk menghasilkan laba. Dalam hal ini terkait dengan proses produksi, penjualan, pembiayaan. Hal ini sering diperlukan di perusahaan ritel dan manufaktur.

2. Administrasi Keuangan
Manajemen keuangan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pembiayaan, seperti mencatat biaya, pendapatan, aliran, dan sumber keuangan dalam akun tahunan perusahaan. Oleh karena itu, mereka yang memiliki masalah di bidang ini harus memiliki keterampilan komputasi yang baik, kompeten, dan terampil.

3. Administrasi Pendidikan
Administrasi pendidikan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan manajemen pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pemantauan, pengarahan, dll. Tujuannya adalah agar sistem pendidikan bekerja dengan baik dan mematuhi aturan yang ada.

4. Administrasi Kependudukan
Administrasi kependudukan mencakup berbagai kegiatan untuk menyusun, mengatur, dan mengendalikan data dan dokumen kependudukan melalui pencatatan sipil, pendaftaran kependudukan, manajemen informasi dan penggunaan data sesuai dengan peraturan yang berlaku.

5. Administrasi Negara
Administrasi Negara merupakan suatu sistem yang mengatur banyak hal yang berkaitan dengan administrasi negara sehingga berfungsi dengan baik. Secara umum, ada tiga elemen penting dalam pemerintahan, yaitu legislatif, eksekutif dan yudikatif yang semuanya terlibat dalam pembahasan administrasi negara.

Hal ini juga mencakup masalah-masalah lain seperti tujuan pemerintah, administrasi publik, pengembangan pemerintah, dan etika bagi administrator pemerintah.

Tujuan Administrasi
Tujuan administrasi ialah:

1. Agar perusahaan dapat memonitor kegiatan administrasi perusahaannya.
2. Agar manajer dapat mengevaluasi suatu kegiatan dalam organisasi suatu perusahaan.
3. Agar manajer bisnis dapat menyusun program pengembangan bisnis dan kegiatan organisasi.
4. Agar manajer bisnis dapat mengamankan aktivitas bisnis dan organisasi perusahaan.

Fungsi Administrasi
Umumnya ada tujuh fungsi dari administrasi, yaitu:

1. Planning (Perencanaan)
Perencanaan atau planning adalah kegiatan perencanaan yang memerlukan kegiatan administrasi, dari akuisisi data hingga pemrosesan data dan persiapan perencanaan.

2. Organizing (Penyusunan)
Organizing adalah kegiatan mengumpulkan dan membangun komunikasi kerja antara anggota organisasi sehingga unit bisnis tercapai untuk mencapai tujuan organisasi

3. Coordinating (Kordinasi)
Koordinasi adalah bagian dari fungsi manajemen yang melakukan serangkaian kegiatan untuk berjalan dengan baik dengan menghindari kekacauan, bentrokan dan kekosongan

Kegiatan di mana pekerjaan bawahan terhubung, dikombinasikan dan diadaptasi sehingga kolaborasi yang direncanakan direncanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

4. Reporting (Laporan)
Laporan adalah kegiatan mengkomunikasikan perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan menghasilkan laporan lisan dan tertulis tentang peran dan fungsi pejabat senior untuk memberikan gambaran umum tentang peran anggota organisasi.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)
Penganggaran adalah kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau penganggaran dalam suatu organisasi yang dilakukan secara terus menerus.

6. Staffing (Penempatan)
Penempatan adalah kegiatan yang berkaitan dengan sumber daya manusia dan lainnya dalam suatu organisasi. mulai dari rekrutmen pekerja, pengembangan, peralatan dalam organisasi.

7. Directing (Bimbingan)
Bimbingan adalah kegiatan berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk instruksi, saran, dan perintah sehingga tugas dilakukan dengan benar untuk mencapai tujuan yang dimaksud.

Demikianlah artikel tentang Administrasi ini, semoga bisa memberi manfaat dan menambah wawasan bagi anda, terimakasih.

Baca Juga Artikel Lainnya >>>