Cara Membuat System Ticketing Sistem Antrean Dengan Google Form

Sistem Ticketing merupakan salah satu cara untuk mengontrol antrean pada suatu layanan. Dalam case ini saya mengimplementasikan pada system ticketing untuk layanan pengecekan similarity index di perpustakaan. Layanan pengecekan similarity index saya menyebutnya bukan focus pada salah satu aplikasi tertentu, tetapi tergantung aplikasi apa yang digunakan oleh Lembaga perpustakaan dalam melakukan pengecekan similarity Index sesuai dengan aplikasi mana yang telah di langgan. Saya tidak menyebutnya sebagai layanan pengecekan plagiarism karena aplikasi tersebut hanya membantu manusia untuk melakukan pendeteksian dini terhadap tindakan plagiarism melalui indicator Similarity Index.

Keterbatasan anggaran dalam suatu Lembaga perpustakaan untuk melanggan aplikasi pengecekan similarity index tentunya dapat disiasati dengan aplikasi yang tersedia secara bebas seperti Google Form atau G-Form (dibaca Ji Fom). Saya sebagai praktisi yang bekerja di bidang perpustakaan yang saat tulisan ini dibuat saya masih bekerja di Perpustakaan Perguruan Tinggi Swasta di daerah Bekasi, pernah mencoba melakukan inovasi di tempat kerja sebelumnya (Juga Perpustakaan Perguruan Tinggi di daerah BSD). Inovasi yang saya buat saat itu casenya sperti ini keterbatasan anggaran sehingga Perpustakaan tempat saya bekerja hanya memiliki 1 user aplikasi pengecekan similarity index, dengan penanganan untuk sekitar 300 Mahasiswa dan dengan upload paper per hari rata rata sekitar 30 paper (Termasuk sabtu minggu). Dari case ini akhirnya saya coba memadukan dengan aplikasi GForm for Business (Untuk Case ini juga bisa digunakan untuk GForm versi gratis / Non Business) yang membantu mengoektif paper mahasiswa dan juga sebagai system antrian. Dari system antrian Tiketing melalui G-Form ini juga memudahkan ketika temu kembali data. Temu kembali Data yang dimaksud yaitu apabila user mengupload paper pada G-Form maka dia akan mendapatkan email yang berisikan nomor tiket dan itu sesuai dengan urutan pengerjaan yang dilakukan admin aplikasi pengecekan plagiarism. Selain itu juga apabila ingin mengonfirmasikan mengenai proses pengerjaan paper yang telah diupload tinggal menyebutkan nomr tiketnya saja.

Berikut ini step by step membuat system ticketing menggunakan GForm:

* Buat G Form dan sesuaikan kebutuhan informasi pada formulir. (Pada tahap ini ya saya anggap pembaca sudah paham dan selesai membuat G Form/ yang pasti pada salah satu kolom harus memuat pertanyaan EMAIL)

1. Langsung scripting dengan Buka Menu Setting > Editor Skrip
* Kita bisa melakukan rename terlebih dahulu project kita, caranya yaitu dengan klik area yang saya tandai dengan kotak merah di bawah ini. (dalam case ini saya memberi nama project “notification” atau rekan rekan bisa menyesuaikan nama project kalian)

2. Beri nama script yang akan kita buat (Rename) dengan notification
* rename scipt pertama dengan nama code.gs (Huruf kecil semua)
*

3. Rename script pertama menjadi code.gsNote: Sebagai catatan tambahan, pada baris 15 (var ADDON_TITLE) dan baris (var NOTICE =) rekan rekan bisa mengedit menyesuaikan nama project dan rincian project kalian.

* Buat file html baru dengan dan ketikkan nama sidebar (huruf kecil semua).

Cara membuat script file html baru * Buat file html baru dengan dan ketikkan nama about (huruf kecil semua)
* Copy paste script link berikut ini /system_ticketing3 pada file about.html

* Buat file html baru dengan dan ketikkan nama authorizationEmail (huruf besar kecil mengikuti)
* Copy paste script link berikut ini /system_ticketing4 pada file authorizationEmail.html

* Buat file html baru dengan dan ketikkan nama creatorNotification (huruf besar kecil mengikuti)
* Copy paste script link berikut ini /system_ticketing5 pada file creatorNotification.html

* Buat file html baru dengan dan ketikkan nama respondentNotification (huruf besar kecil mengikuti)
* Copy paste script link berikut ini /system_ticketing6 pada filerespondentNotification.html

Kemudian simpan semua script yang telah dibuat, dengan cara seperti gambar berikut:

Simpan Semua atau tekan keyboard CTRL + Shift + SBuka halaman web formulir yang kita buat di awal. (Apabila masih terbuka pada tab yang lain, maka silakan refresh page terlebih sahulu) Kemudian ikuti step gambar berikut.

* Kemudian pilih Configure notification
* Muncul pop up otorisasi, klik next atau lanjutkan
* Kemudian pilih akun Gmail di mana google form itu disimpan (pada tahap ini diperlukan login akun gmail tersebut).

Apabila muncul seperti ini tetap lanjut klik sesuai gambar.Klik IzinkanBuka halaman web formulir yang kita buat di awal. (Apabila masih terbuka pada tab yang lain, maka silakan refresh page terlebih sahulu).
Kemudian ikuti step gambar berikut.

* Kemudian pilih Configure notification
* Check List pada tab menu Notify me
* Masukkan Email Administrator (Yang mengontrol Sistem ticketing ini ) pada menu My email addresses
* Send notifications after every diubah menjadi 1
* Which question asks for their email? isikan pada pertanyaan mana di G-Form yang mengharuskan user menginput email.
* Notification email subject: Silakan atur sendiri mau menggunakan subjek email apa.
* Notification email body: pada tahap ini lebih baik dikosongi saja dan saya sarankan untuk meng-edit isi email yang disampaikan kepada user dengan meng-edit script editor
respondentNotification.html . (kalau mau buat uji coba bisa isi kalimat apa saja)

* Note tambahan: apabila ingin meng-edit email yang ditujukan kepada administrator bisa mengubahnya pada script editor creatorNotification.html
* KLIK SAVE (JANGAN LUPA)

G Form sudah siap digunakan sebagai sistem ticketing / Sistem Antrean. Silakan Uji coba terebih dahulu dengan input G form misal sebagai user. Apabila template email kurang sesuai silakan edit pada script editor.

Terima kasih dan semoga bermanfaat.